OFFICE MANAGER - Construction - Casablanca

Contexte du recrutement et définition de poste

ORH Assessment, filiale du groupe LMS ORH, est un cabinet conseil en recrutement qui offre également des prestations en Assessment.

Nous recrutons pour le compte de notre client, consortium issu du partenariat Public – Privé intervient dans la conception, la construction, l’exploitation et la maintenance d’énergie éolienne et d’eau douce, Un(e) :

ASSISTANT OFFICE POUR LA CONSTRUCTION

Rattaché au Directeur de construction,  vous aurez pour principales missions :

• La gestion des achats nécessaires pour le fonctionnement du bureau de l’entreprise sur le site.
• L’organisation et la préparation des réunions et la rédaction des comptes rendus si nécessaire.
• Convoquer et préparer aux échéances, la tenue des réunions, comités de Direction, réunions téléphoniques, etc.
• Tenir un échéancier des tâches ponctuelles ou occasionnelles.
• Prêter toute l'assistance administrative nécessaire au Directeur et aux membres de l’équipe pour la Construction, en assurant le traitement de texte, les appels téléphoniques, les fax, la traduction, l'établissement et la tenue des calendriers, l'organisation des voyages, l'envoi du courrier, etc.
• Traduire les documents et les correspondances en français, arabe et anglais, en fonction des besoins.
• Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires, mensuels et annuels de la Direction Générale de l’entreprise.
• Etablir et tenir à jour les fichiers des correspondances, rapports, etc.
• Gestion des voyages de l’équipe vers/depuis la base vie. Y compris gestion des places de logement pour l’équipe sur la base vie.
• Respecter et veiller au respect des règles de sécurité et d’environnement
• Accueillir et orienter les visiteurs vers leurs interlocuteurs.
• Effectuer toutes les autres tâches inhérentes telles qu'elles sont établies par la Direction.

Profil recherché

• Titulaire d’un diplôme d’assistant(e) de direction, et d’une formation de 3 à 4 ans en secrétariat et commerce ou équivalent, vous justifiez d’une expérience de 5 ans minimum en tant qu’assistant(e) de direction
• Excellentes capacités orales et écrites en français, arabe et anglais.
• Maîtrise parfaite des logiciels de traitements de texte et tableurs dans un environnement Windows, de préférence Word et Excel.
• Excellentes aptitudes personnelles.
• Connaissance des termes relatifs à l'ingénierie, les finances ou l'industrie pour produire de bonnes traductions.
• Bonne organisation, respect des délais, interprétation des informations, et prise de décisions de manière indépendante.
• Excellente connaissance des règlements de la société et des procédures en général.
• Excellent sens de la courtoisie dans les relations avec les personnes à l'intérieur et à l'extérieur de la société.
• Capacité et aptitude à travailler par objectifs.
• Capacité et aptitude à prendre la direction et travailler efficacement avec tous les niveaux de l'organisation.
• Bonne conduite professionnelle pour le respect des politiques et procédures de la société.
• Capacité à garder la confidentialité des documentations, conversations, correspondance et autres éléments.